Aos Condomínios e seus administradores.
Abah Assessoria & Regularização juntamente com seus parceiros, qualificados e especializados, oferecem, através de seus serviços, todo
acompanhamento e assessoramento técnico necessário ao bem estar legal dos condôminos.
Todo
edifício residencial, comercial ou de uso misto é obrigado ter em sua pasta
alguns documentos exigidos pelos órgãos regulamentadores (prefeitura e governo)
e apresentados devidamente em dia quando solicitado no ato de uma fiscalização.
Esta
fiscalização (órgãos da prefeitura e governo, defesa civil, corpo de
bombeiros...) se faz necessária, não apenas para valer-se do cumprimento de
leis municipais, estaduais e federais em vigor que exigem essa documentação,
mas também, para fazer cumprir as normas de segurança e bem estar.
O
não cumprimento destas leis pode acarretar ao condomínio multas e sanções como
interdição e desocupação do imóvel. Isso
significa que além de assessorar na organização, execução e atualização dos documentos
necessários, este trabalho incita o despertar às medidas a serem tomadas para o
bom convívio, bem estar e segurança de todos.
Estes
documentos devem ser arquivados e protegidos, alguns com prazo de renovação
(AVCB, atestados técnicos (Laudos), garantias e etc.) e outros para a vida toda
(Plantas, cartão do CNPJ, Convenção, livro de atas, documentos referentes aos
funcionários e impostos...).
Como
o papel pode sofrer danos e inutilização, o ideal é que os mais importantes,
como a convenção, regulamento interno, ata da última eleição do síndico e de
assembleias sejam microfilmados em cartório.
Quais são os documentos que o condomínio deve possuir?
Toda
pasta de documentação do condomínio deve constar, obrigatoriamente, total ou
parcial, conforme exigências legais os seguintes documentos:
- Convenção do condomínio;
- Regulamento interno;
- CNPJ;
- Livro de atas e livro de presença nas assembleias;
- Cadastro atualizado dos moradores;
- Apólice de seguro;
- Relatórios de receitas e despesas dos últimos cinco anos;
- Prestação de contas da administração anterior;
- Os contratos de serviços de terceirização ou manutenção;
- RIA;
- Certificados de limpeza dos reservatórios (água e caixas de gorduras), e dedetização (feitos a cada seis meses), PDSA – Proteção de surtos atmosféricos – e NR23 (extintores e mangueiras);
- As notas fiscais, os manuais de uso e manutenção e os certificados de garantia dos equipamentos novos adquiridos;
- As plantas do edifício;
- Manual do proprietário;
- Alvará de aprovação e execução de edificação;
- Auto de conclusão (HABITE-SE);
- Auto de Vistoria de Corpo de Bombeiros – AVCB;
- Auto de Verificação de Segurança – AVS;
- Alvará de instalação e de funcionamento de elevadores.
O que vem a ser a Convenção do Condomínio?
É
um documento legal, devidamente registrado no Cartório de Registro de Imóveis
onde consta o registro do imóvel, que organiza e disciplina a convivência em
condomínio, seja residencial, comercial ou de uso misto. Neste documento devem constar
todas as regras internas (regimento), tal como a discriminação da propriedade e
seu uso comum, os rateios das contribuições a serem pagas, o formato da
administração, da assembleia e sanções aos condôminos entre outras.
Observação:
A convenção jamais deve contrariar leis municipais, estaduais ou federais. Por
sua extrema importância consulte antes de sua elaboração um advogado especializado em Direito Imobiliário.
O que é Regimento Interno?
São as
regras cotidianas de utilização das áreas comuns do condomínio, que pode estar
inserido na convenção ou ser um documento separado, Neste último caso, pode ser
registrado no Cartório de Títulos e Documentos. Este regimento (regulamento)
interno trata basicamente do “dia a dia” do condomínio e suas utilizações.
CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) e sua importância.
Documento
emitido pela Receita Federal que se faz necessário a todo condomínio para estabelecer
sua vida econômica e promover a relação com terceiros, bem como, facilitar a cobrança
judicial de inadimplentes, contratar prestadores de serviços, abrir conta em
bancos, contratar funcionários e comprar produtos. Sem o CNPJ o condomínio se assemelha
ao cidadão que não tem o CPF.
Livro de Atas e Livro de Presença nas Assembleias.
É o documento usado para relatar (ATA) todos os acontecimentos, discussões, propostas,
votações e decisões ocorridas,
como exemplo, numa sessão de Assembléia
Geral Ordinária ou
Assembléia Geral Extraordinária.
Deve ser prevista em regulamento, lavrada em livro próprio, com páginas
enumeradas e autenticadas pelo responsável.
O
livro de presença registra, conforme regimento, o comparecimento dos condôminos
ou seus representantes legais nas assembleias promovidas e relatadas na ata.
A importância do Cadastro Atualizado dos Moradores
O cadastro, com o maior número de informações,
atualizado dos moradores e prestadores de serviços é um instrumento bastante
eficiente para a segurança
e a comunicação condominial e pessoal. Com ele, o sindico pode reforçar sua
importância para efetuar ações de:
·
Segurança:
Controle de acesso de moradores e veículos dos mesmos; controle de acesso de
prestadores de serviços (manutenção, diaristas, corretores...);
·
Comunicação:
Informar proprietários sobre assembleias, contato com terceiros em caso de
emergências entre outros comunicados.
Uma
dica importante é exigir do proprietário / imobiliária uma carta de
apresentação do novo morador e o encaminhamento da ficha cadastral já
preenchida e, também, o cadastro das imobiliárias / corretores autorizados à
corretagem de imóvel à venda ou locação.
Apólice de Seguro é obrigatória?
O seguro condominial é obrigatório por lei (Lei 4.591/64,
Decreto 73/66 e Lei 10.406/02 do código Civil) a todos os condomínios verticais
e horizontais residenciais, comerciais ou de uso misto contra riscos de
incêndio, queda de raios e explosões que possam provocar a sua destruição total
ou parcial.
A contratação / renovação da apólice é de responsabilidade do síndico,
que fica sujeito a processo por parte do condomínio pelo não cumprimento desta contratação.
Relatórios de receitas/despesas e Prestação de contas da gestão anterior
Comumente, por conhecimento limitado, é tratado como a simples prestação de contas de entrada e saída do caixa. Porém, as Ciências Contábeis e Administrativas, como convém, reforçam sua real importância no planejamento estratégico de uma gestão administrativa eficiente. Por isso, vale indicarmos o uso de experiência e conhecimentos de um profissional qualificado, que
rotineiramente se contrata através de uma administradora de condomínios. O que vale
ressaltar aqui que estes documentos são de atualização periódica e que se aconselha guardar por 5 anos os relatórios de receitas/despesas e por 10 anos a pasta de
prestação de contas.
O que é RIA?
O
Relatório
de Inspeção
Anual
é o documento que, após vistoria minuciosa, atesta o funcionamento e manutenção
de aparelhos de transporte vertical e horizontal (elevadores / esteiras /
escadas rolantes). A emissão deste é de responsabilidade da empresa conservadora
de elevadores e equipamentos similares conforme os procedimentos indicados em
legislação.
O que é o Manual do Proprietário?
É o Documento exigido por lei em todo Brasil, a
partir de 2006 que regulariza em normas a relação entre a Construtora/Incorporadora e
o comprador de um imóvel.
Este contém informações inerentes aos materiais empregados na construção, aos prazos de garantia e manutenções necessárias de
itens de serviços e materiais.
Este
manual é fornecido pela construtora / incorporadora ao comprador de um imóvel
conforme previsto nas leis 8078/90 do código do consumidor, lei 4591/64 e lei
1040/02 do código civil brasileiro e também nas normas técnicas da ABNT NBR5674
e 14037.
Planta do Imóvel
Para
um significado mais ilustrativo, nada mais é que o “desenho” de uma construção
elaborado e assinado por um profissional técnico devidamente registrado no CREA.
Nela são relacionadas as áreas detalhadas em escala, as medidas das paredes
(comprimento e espessura), portas, janelas, o nome de cada ambiente e seu respectivo nível entre outros.
A partir da planta são
feitos os lançamentos dos demais projetos complementares de instalações
elétricas, hidráulicas, sanitárias, telefônicas, prevenção e combate a incêndio (AVCB), sistema de proteção a descargas atmosféricas (spda), sonorização,
segurança, assim como o cálculo estrutural e de fundações de uma obra. Sem este
documento, inviabiliza processos junto a prefeitura como o alvará de aprovação eexecução de edificação e o auto de conclusão - HABITE-SE – (documento
fundamental para outros processos como por
exemplo, escrituras, licenças e alvarás).
Todo aparelho de
transporte vertical de cargas ou pessoas necessita licença para ser instalado
no Município, conforme dispõe a Lei Municipal
nº 10.348/87. A licença é fornecida pelo Departamento de Controle do
Uso de Imóveis (Contru) por meio do Alvará de Instalação, concedido antes da
montagem do equipamento e do Alvará de Funcionamento, concedido após a
instalação.
Para receber o
Alvará de Instalação é necessário comprovar que o aparelho será instalado em
edificação em situação legal junto à municipalidade, construído e montado de
acordo com as normas específicas da ABNT, instalado por empresa apta a executar
o serviço.
Deverão ser
servidas por elevadores de passageiros as edificações com mais de cinco andares
e/ou que apresentem desnível, entre o pavimento do último andar e o pavimento
do andar inferior - incluídos pavimentos destinados a estacionamento - superior
a 12,00m (doze metros) observadas as seguintes condições:
a) no mínimo um
elevador, em edificações até dez andares e/ou com desnível igual ou inferior a
24,00m (vinte e quatro metros);
b) no mínimo dois
elevadores, em edificações com mais de dez andares e/ou com desnível superior a
24,00m (vinte e quatro metros).
Fontes: Secovi, PMSP, Wikipédia, OAB, Gestão Social, Departamento de ciências contábeis da UFSC, Leis e decretos (municipal, estadual e federal).
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